Zowel de Nederlandse autoriteit als de autoriteiten van andere landen willen zekerheid over de status van elkaars documenten. Een document dat in het ene land rechtsgeldig is, is dat niet automatisch in het andere. Door legalisatie van Nederlandse documenten weten de buitenlandse autoriteiten dat het document geldig is. Legalisatie is de vaststelling dat een document is afgegeven door een daartoe bevoegde persoon en dat de handtekening op het document inderdaad tot de ondertekenaar behoort. In de praktijk is soms een hele reeks van handtekeningen nodig van instanties die op de hoogte zijn van elkaars bevoegdheid. Men noemt dit wel een 'legalisatieketen'. Waar een legalisatie aan moet voldoen, wordt bepaald door het land waarvoor de legalisatie nodig is.